Die Fäden in der Hand behalten
Übersetzungsmanagement
Quelle: Multivac
Sichere Verpackungslinien, an deren Ende Produkte in gleich bleibend hoher Qualität stehen, haben viele Funktionen zu erfüllen. Zunächst hat aber eine Funktion höchste Priorität: Die Verpackungslösung muss sicherstellen, dass die Ware auch über längere Transportstrecken und Lagerzeiten hinweg ihre Frische bewahrt und originalverpackt im Supermarkt ankommt. Um dies zu gewährleisten, spielen die Hersteller von Verpackungsmaschinen und Kennzeichnungssystemen, die am Beginn der logistischen Kette stehen, eine entscheidende Rolle. Sie müssen sichere Prozessketten etablieren, die an den Vorgaben internationaler Qualitätsnormen wie ISO 9001 oder ISO EN 15378, Hygienenormen wie DIN EN 1672-2, an Regelwerken wie GMP (»Good Manufacturing Practice«) und von Gütesiegeln wie CE oder GS orientiert sind.
Die Multivac Sepp Haggenmüller GmbH & Co. KG, Wolfertschwenden, ist ein weltweit führender Anbieter von Verpackungslösungen für Lebensmittel, medizinische Sterilgüter und vielfältige Industrieartikel. Das umfangreiche Produktprogramm umfasst Tiefziehmaschinen, Traysealer und Vakuum-Kammermaschinen. Die industriellen Maschinen werden konsequent auf die individuellen Produktions- und Produktanforderungen des Kunden zugeschnitten. Das umfasst auch Technische Dokumentationen in der Landessprache des jeweiligen Kunden.
Komplexe Prozesse
Verpackungsprozesse werden zunehmend komplexer und setzen sich meist aus einer Kette von Teilprozessen zusammen. Diese Teilprozesse laufen auf ganz unterschiedlichen Maschinen beziehungsweise Modulen ab. Das Spektrum reicht dabei von Zuführungs- und Wiegesystemen über die eigentliche Verpackungsmaschine mitsamt ihren Modulen für Kennzeichnung, Beschriftung und optische Qualitätskontrolle bis hin zu Systemen zur Packungsvereinzelung. Verpackungslösungen benötigen deshalb einen ganzheitlichen systemischen Ansatz. Multivac als Weltmarktführer bei Tiefzieh- Verpackungsmaschinen und wichtiger Player auch im Bereich Traysealer und Kammermaschinen sowie als Anbieter kompletter Verpackungslinien, in die auch hauseigene Handhabungsmodule, optische Inspektionssysteme und Präzisionssteuerungen integriert sind, treibt diesen systemischen Ansatz sowohl technisch als auch organisatorisch voran. So bündelt man die Verpackungs-, Produkt- und Anwendungskompetenz im Geschäftsbereich Systeme sowie im Anwendungszentrum, um so den Kunden aus einer Hand ausgereifte Verpackungstechnologie und eine aus umfassendem Prozess- und Systemwissen schöpfende Beratungsleistung zu bieten.
Handbücher in der Landessprache
Bei den Services zu den Produkten, spielen die Technischen Dokumentationen eine wichtige Rolle. Deshalb ging man bei der Umsetzung der EG-Maschinenrichtlinie und der damit verbundenen Anforderung, Dokumentationen in die Sprache des Exportlandes übersetzen zu müssen, noch einen Schritt weiter: Zusätzlich zu den obligatorischen 25 EU-Sprachen sollten auch Kunden außerhalb Europas die Handbücher und Anleitungen in ihrer Landessprache erhalten. Innerhalb kürzester Zeit stieg damit das Übersetzungsvolumen um ein Vielfaches an, von ursprünglich elf auf 31 zu bedienende Sprachen. Dazu zählen unter anderem Russisch, Arabisch, Chinesisch und Japanisch. Etwa zeitgleich nahm auch die Anzahl der zu erstellenden technischen Dokumente um ca. 20 Prozent zu. Dadurch drohten die Kosten für das Anfertigen der Übersetzungen aus dem Ruder zu laufen.
Quelle: Multivac
„Wir hatten den gesamten Übersetzungsprozess an einen Sprachdienstleister ausgelagert“, erinnert sich Reinhard Lankes, Bereichsleiter Technische Dokumentation. „Damit fehlte uns die Transparenz und auch die Möglichkeit, steuernd einzugreifen, um beispielsweise bei einer umfangreichen Dokumentation statt der kostenintensiven Komplett-Übersetzung vielleicht nur Teile zu lokalisieren und ansonsten auf bestehende Übersetzungen zurückzugreifen.“ In 2006 entschied sich das Redaktionsteam deshalb, das Projektmanagement künftig intern abzuwickeln. Zudem wollte man auch die Sprachdaten, die Einträge im Translation Memory und in der Terminologie-Datenbank, im Haus haben, um diese bereits bei der Erstellung des Ausgangstextes nutzen zu können. Multivac suchte deshalb nach einer geeigneten Sprachtechnologie, die über umfassende Funktionalitäten zur Workflow-Steuerung verfügt und ein Translation Memory sowie ein Terminologie-System als Standard-Komponenten bietet. Darüber hinaus sollte das System ein nahtloses Anbinden der bei Multivac genutzten TCToolbox, das XML-Redaktions- und Content-Management-Systems von der Ovidius GmbH, Berlin, bieten. Somit stand auch die Unterstützung des medienneutralen Datenformats XML als weiteres Auswahlkriterium für die neue Sprachtechnologie fest. Offene Schnittstellen waren folglich genauso gefragt, wie die Gestaltung durchgängiger Prozesse. Mit dem Across Language Server von Across Systems, Karlsbad, der zentralen Plattform für alle sprachlichen Belange im Unternehmen, sahen die Projektverantwortlichen ihre Anforderungen erfüllt.
Übersetzungsprojekte zentral steuern
Seit drei Jahren hat Multivac den Across Language Server im Einsatz. Die Beauftragung und Steuerung der Übersetzungsprojekte für die 31 Sprachen geschieht seitdem direkt vom Hauptsitz in Deutschland aus. Zahlreiche interne und externe Parteien sind inzwischen in das Übersetzungsmanagement eingebunden: Am Standort selbst werden die Sprachen Englisch und Rumänisch betreut. Ins Polnische wird ebenfalls durch Multivac selbst übersetzt, allerdings am Standort Lublin/Polen. Darüber hinaus sind Sprachdienstleister in Deutschland, der Slowakei und Japan eingebunden, sowie freie Übersetzer in Tschechien, Ungarn und Spanien. „Wir haben für jede sprachliche Region einen Spezialisten gesucht“, erläutert Peter Umlauf, Gruppenleiter Technische Redaktion bei Multivac, das umfangreiche Netzwerk. „Die Übersetzer können sich so direkt mit den zuständigen Verantwortlichen der jeweiligen Multivac-Niederlassung abstimmen.“ Durch das zentrale Projektmanagement behält das Redaktionsteam von Multivac gleichzeitig den Überblick über den Fortschritt und Bearbeitungsstatus der Übersetzungen und kann gegebenenfalls steuernd eingreifen.
Quelle: Multivac
Die direkte Anbindung des Language Server an die TCToolbox sorgt für einen nahtlosen Datenaustausch. Das Redaktions- und Content-Management-System übergibt die zu übersetzenden Inhalte an den Across Language Server. Damit werden alle Prozesse der mehrsprachigen Content-Erstellung durchgängig abgebildet, von der modularen Quelltexterstellung bis hin zur Übersetzung. Der Übersetzungs-Workflow wird dabei direkt im Redaktionssystem ausgelöst. Bereits hier werden die Metadaten zur Übersetzungsaufgabe - zum Beispiel die benötigten Zielsprachen und das Enddatum für die Übersetzungen - definiert und an den Across Language Server übergeben. Das Projekt wird dann dem jeweiligen Bearbeiter zugeordnet und die Übersetzung, sowie die definierten Korrektur- und Freigabeworkflows entsprechend bearbeitet.
Sprachdaten im direkten Zugriff
Mit Einführung des Across Language Server stehen Multivac nun auch alle Sprachdaten zentral in einem Translation Memory zur Verfügung. Als lernendes System speichert der Across Language Server im Zuge einer Übersetzung alle neu auftretenden Formulierungen. Diese stehen automatisch für die Wiederverwendung in künftigen Übersetzungen zur Verfügung. Entsprechend gleicht Multivac heute sämtliche Ausgangstexte, bevor sie zum Übersetzen weitergegeben werden, mit dem Translation Memory ab. „Damit sehen wir, in welchem Umfang der Bearbeiter vorhandene Sprachdaten verwenden kann oder inwieweit er völlig neue Übersetzungen anfertigen muss“, erläutert Peter Umlauf und ergänzt: „Wir haben damit im Hinblick auf die anfallenden Kosten deutlich mehr Transparenz gewonnen und können entsprechend reagieren.“
Um den Prozentsatz der 1:1-Entsprechungen beim Abgleich mit der Sprachdatenbank noch weiter zu verbessern und bereits im Vorfeld die Texterstellung für die Übersetzung zu optimieren, soll die bisherige Lösung um die Funktion „übersetzungsgerechtes Schreiben“ erweitert werden. Somit stehen dem Autor die Einträge im Translation Memory oder Terminologie-System von Across bereits beim Erstellen des Ausgangstextes zur Verfügung. Unmittelbar im Editor für die Texterstellung bekommt der Redakteur dann Formulierungen angezeigt, für die bereits Übersetzungen vorliegen. Die Vorschläge können per Mausklick direkt in den Text übernommen und müssen anschließend nicht erneut in die Zielsprache übertragen werden.
„Nachdem wir nun unsere Sprachdaten im Haus pflegen und verwalten, haben wir mehr Flexibilität bei Übersetzungsprojekten gewonnen. Gleichzeitig haben wir eine gute Grundlage für das übersetzungsgerechte Schreiben geschaffen“, so das Fazit von Peter Umlauf.
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